-
Privacy statement
Privacyverklaring leerlingen en ouders/verzorgers
Dit is de privacyverklaring van Stichting OVO. Stichting OVO is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leerlingen en hun ouders/verzorgers.
Deze verklaring legt uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens binnen onze scholen, welke gegevens wij verwerken en wat uw rechten zijn.
Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op via de contactgegevens in de laatste paragraaf.
Waarom verwerken wij gegevens van leerlingen
Stichting OVO vindt het belangrijk dat zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens van iedereen die bij ons betrokken is.
In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders/verzorgers binnen onze scholen en waarom wij deze gegevens verwerken.
Wij verwerken persoonsgegevens om onze wettelijke taken als onderwijsinstelling uit te voeren en goed onderwijs, begeleiding en ondersteuning te bieden aan onze leerlingen. Daarbij houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de toepasselijke onderwijswetgeving.
De scholen van Stichting OVO verwerken persoonsgegevens onder verantwoordelijkheid van Stichting OVO, die optreedt als verwerkingsverantwoordelijke.
Meer informatie over ons beleid en de manier waarop wij persoonsgegevens beschermen, vindt u in het Privacyreglement en het IBP-beleid (Informatiebeveiliging en Privacy) op onze website.
Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken verschillende soorten persoonsgegevens van onze leerlingen. De meeste gegevens ontvangen wij rechtstreeks van ouders/verzorgers bij de inschrijving op school.
Het gaat daarbij om gegevens zoals naam, geboortedatum, adres, contactgegevens, nationaliteit, onderwijsdeelnemernummer en het Burgerservicenummer (BSN). Deze gegevens hebben wij nodig om uw kind in te schrijven en onderwijs te kunnen bieden. Zonder deze wettelijke gegevens kunnen wij uw kind niet inschrijven bij Stichting OVO.
In sommige gevallen verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. Dit gebeurt alleen:
• wanneer dit noodzakelijk is om te kunnen bepalen welke ondersteuning of begeleiding een leerling nodig heeft; of
• met uitdrukkelijke toestemming van ouders/verzorgers of de leerling zelf (bij leerlingen van 16 jaar en ouder).
Wij gebruiken deze gegevens zorgvuldig en alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Een volledig overzicht van de categorieën persoonsgegevens die wij verwerken, vindt u in de bijlage “Categorieën persoonsgegevens” aan het einde van deze privacyverklaring.
Hoe gaan we om met de gegevens van leerlingen?
Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om onze taken als onderwijsinstelling goed uit te voeren. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring staan vermeld.
Als wij gegevens voor een ander doel willen gebruiken dan waarvoor ze zijn verzameld, informeren wij u daar vooraf over en vragen wij – als dat nodig is – uw toestemming.
In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit betreft onder meer de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), de leerplichtambtenaar, de Onderwijsinspectie, het samenwerkingsverband en onze accountant.
Daarnaast maken wij gebruik van externe partijen die ons ondersteunen bij het verwerken van persoonsgegevens, bijvoorbeeld aanbieders van leerlingvolgsystemen, digitale leermiddelen of administratiesoftware. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten conform artikel 28 van de AVG. Daarin is vastgelegd dat zij gegevens alleen in opdracht van Stichting OVO verwerken, deze goed beveiligen en verwijderen zodra de dienstverlening eindigt.
Wij delen leerlinggegevens niet met commerciële partijen voor andere doeleinden en verkopen nooit gegevens aan derden.
Binnen Stichting OVO hebben medewerkers alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is om hun werk te kunnen doen. Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en beschermen ze volgens ons IBP-beleid (Informatiebeveiliging en Privacy).
Beeldmateriaal, cameratoezicht en schermcontrole
Tijdens schoolactiviteiten maken we soms foto’s of filmpjes die we delen op onze website of sociale media. Dit doen wij alleen met schriftelijke of digitale toestemming van ouders/verzorgers (bij leerlingen jonger dan 16 jaar) of van de leerling zelf (vanaf 16 jaar).
Deze toestemming wordt zorgvuldig geregistreerd en kan op elk moment worden ingetrokken.
De beelden worden dan niet meer gebruikt voor nieuwe publicaties.
Op sommige schoollocaties gebruiken we beveiligingscamera’s om de veiligheid van leerlingen, medewerkers en bezoekers te beschermen. Cameratoezicht gebeurt alleen op zichtbare plekken en nooit in ruimtes waar privacy extra belangrijk is, zoals toiletten of kleedkamers. De beelden worden na maximaal vier weken automatisch verwijderd, tenzij er een incident heeft plaatsgevonden waarvoor de beelden langer moeten worden bewaard.
Bij digitaal onderwijs kan er incidenteel worden meegekeken op het scherm van een leerling om een veilige en ordelijke digitale leeromgeving te waarborgen. Dit gebeurt alleen wanneer dat noodzakelijk is, onder toezicht van de docent en volgens onze interne IBP-richtlijnen.
Meer informatie over beeldmateriaal, cameratoezicht en schermcontrole vindt u in het Privacyreglement van Stichting OVO, te raadplegen via onze website.
Rechten van leerlingen en ouders/verzorgers van leerlingen jonger dan 16 jaar
Ouders/verzorgers en leerlingen hebben volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten als het gaat om hun persoonsgegevens. U kunt op elk moment gebruikmaken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om persoonsgegevens te verbeteren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van Stichting OVO.
Wanneer u vraagt om gegevens te verwijderen of te beperken, beoordelen wij of dat wettelijk mogelijk is. Soms zijn wij verplicht bepaalde gegevens te bewaren, bijvoorbeeld vanwege onderwijs- of administratieve wetgeving.
Als wij persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. De intrekking geldt alleen voor de toekomst.
Verzoeken kunt u indienen via info@stichtingovo.nl. Stichting OVO reageert binnen een maand na ontvangst van uw verzoek, volgens artikel 12 van de AVG.
Voor vragen of klachten over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, kunt u contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) via avg@stichtingovo.nl. Bent u niet tevreden over de afhandeling van uw verzoek, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Cookies
De websites van onze scholen en van Stichting OVO gebruiken uitsluitend functionele cookies.
Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken.
Deze gegevens zijn volledig geanonimiseerd en niet te herleiden tot individuele bezoekers of apparaten.
Omdat de cookies geen persoonsgegevens verwerken, is hiervoor geen toestemming vereist. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid op de website van Stichting OVO.
Contactpersonen
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten? Neem dan contact op met:
Stichting OVO
Adres: Merwe Donk 10, 4207 XB Gorinchem
Telefoon: 0183 – 650 440
E-mail: info@stichtingovo.nl
Voor vragen over privacy of gegevensbescherming kunt u ook terecht bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van Stichting OVO:
E-mail: avg@stichtingovo.nl
Telefoon: 0183 – 650 440
Persoonsgegevens gespecificeerd
Categorieën van persoonsgegevens
Omschrijving
Algemene contact- gegevens
Naam
Familienaam leerling
Voornaam
Voornaam of -namen leerling (incl. voorletters)
E-mailadres
E-mailadres leerling
Naam school
Naam van de school waar de leerling momenteel onderwijs volgt
Persoonlijke kenmerken
Geslacht
Geslacht van de leerling
Geboortedatum
Geboortedatum van de leerling
Overige Contact- gegevens
Adres
Woon- of verblijfadres van de leerling
Postcode
Postcode behorende bij het woon- of verblijfadres van de leerling
Woonplaats
Woonplaats behorende bij het woon- of verblijfadres van de leerling
Telefoonnummer
Telefoonnummer(s) waarop de leerling te bereiken is, zowel mobiel als vaste nummers
Leerlingnummer (onderwijs-deelnemer-nummer)
Administratienummer dat door de school aan de leerling wordt toegekend
Nationaliteit en geboorteplaats
Nationaliteit en geboorteplaats van de leerling
Gegevens ouders/verzorger/voogd
Contactgegevens van de ouders/verzorgers van leerlingen (naam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en eventueel e-mailadres)
Gezondheidsgegevens (op eigen verzoek t.b.v. beheersmaatregel)
Gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling, voor zover deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen)
Godsdienst (op eigen verzoek t.b.v. beheersmaatregel)
Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de leerling, voor zover die noodzakelijk zijn voor het te volgen onderwijs (bijvoorbeeld: leerling vrij op bepaalde dag).
Studie- voortgang
Advies VO
Het advies dat door de basisschool wordt gegeven over het vervolgonderwijs van de leerling
Resultaatgegevens (Citoscore)
Gegevens met betrekking tot de resultaten die door de leerling behaald zijn, denk aan (rapport)cijfers, beoordelingen, etc.
Onderwijsbegeleidingsgegevens
Gegevens met betrekking tot de voortgang van het leerproces van de leerling, denk aan OPP, observaties, evaluatiegesprekken
Gegevens m.b.t. aanwezigheid (aanwezigheidsregistratie)
Gegevens met betrekking tot de aan- en afwezigheid van de leerling en de redenen van afwezigheid
Zorgbegeleidingsgegevens (gezondheidsgegevens)
Gegevens met betrekking tot het lichamelijk of geestelijk vermogen van de leerling die relevant zijn voor het onderwijs
Klas, leerjaar, onderwijstype- of methode
Naam de klas, het leerjaar en het type of methode onderwijs dat de leerling volgt
Onderwijsorganisatie (groepsindeling, etc.)
Gegevens met het oog op het organiseren van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen.
Financiële gegevens
Gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en/of lesgelden, bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten. (Denk hierbij aan een bankrekeningnummer van de ouders)
Beeldmateriaal
Foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school op basis van toestemming.Let op: Voor pasfoto voor identificatiedoeleinden is geen toestemming nodig (schoolpas en als aanvulling op het dossier).
Leerkracht/intern begeleider
Gegevens van docenten en begeleiders van de leerling, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van de instelling en het geven van onderwijs, opleidingen en trainingen
BSN/Onderwijsnummer/PGN
In het onderwijs heet het BSN het persoonsgebonden nummer (PGN). Ook wel onderwijsnummer genoemd. Het PGN is hetzelfde nummer als het BSN. Scholen zijn verplicht het PGN te gebruiken in hun administratie.
Keten-ID (ECK-ID)
Uniek ID voor de 'educatieve contentketen'. Hiermee kunnen scholen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen of docenten.
Overige gegevens
Andere dan de onder 1 tot en met 11 bedoelde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet. Wij vermelden in het Verwerkingsregister om welke gegevens het dan gaat.
- Cookie instellingen
Powered by Social Schools